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あなたの会社の経理体制はどんな状態か

厳しい状況になってしまった企業の多くに、見られる特徴があります。

それは、どんぶり勘定、ということです。

弊社では、面談相談において、面談相談員(面談相談を行うコンサルタント)が面談相談の記録を付けておりますが、そこには、どんぶり勘定、という記述が本当に多くあります。

どんぶり勘定だから、経営者がそもそも自社が利益が上がっているのかいないのかさえ分からず、経営改善の対策をうっていないから業績が悪くなり、赤字を補てんするために銀行から融資を受けているから借入金はどんどん増え、銀行もさすがに限界にきて新たな融資を出すのを止め、資金繰りに詰まってしまった・・・

これは、資金繰りが厳しくなってしまった企業の、典型的なパターンです。

あなたの会社は、毎月、試算表ができてきますでしょうか。

試算表ができている企業から見たら、信じられないかもしれないですが、企業の中には、試算表を作っていず、決算書だけしか作っていない企業もあるのです。

決算書しか作っていないということは、つまり1年に1回しか、自社の業績が分からない、ということです。

そんな体制であれば、最近の損益が黒字か赤字なのかも分からず、経営できませんよね。

まあ、そこまでひどい経理体制でなくても、それに近い状況として、次のような状況があります。

  • 3ヶ月に1回ぐらいしか試算表は上がってこない。
  • 3ヶ月遅れぐらいで試算表が上がってくる。
  • 試算表の作成は「発生主義」ではなく「現金主義」である。
  • 毎月、在庫が、「実地棚卸」までは無理としても「帳簿棚卸」ができていないから在庫の増減が試算表に反映されていない。
  • そもそも、経営者が試算表に無関心で、試算表が上がってきても経営者が見ない。
  • 経営者が「決算書の見方」を知らないから、試算表を読むことができない(そもそも決算書の見方を知らない状態で経営者をやってはいけません)。

あなたの会社がこのような状態であれば、企業の状態がどのような状態かを経営者が分かっていないことになり、そもそもどこを改善したらよいのかも分からないので経営改善のための対策をうつこともできません。

ということは、このような状態の会社であれば、早急に、経理の体制を整えなければなりません。

毎月、試算表が上がることが、最低限の経理体制。

最低限の状態は以下のとおりです。

  • 毎月、試算表が上がる。
  • せいぜい1ヶ月遅れまでで試算表が上がる。
  • 「現金主義」ではなく「発生主義」で試算表が作られる。
  • 在庫は毎月、「帳簿棚卸」ができる体制をつくる。(本当なら毎月「実地棚卸」までできるとよいのですが、現実的に困難な企業は多いでしょう。)
  • 毎月、経営者が試算表をしっかり読んで、反省をする。
  • 経営者が決算書や試算表の読み方を分からないのであれば、経営者は決算書の読み方の本を3冊買ってきて、それを読んで勉強する。(これは休みの日1日を使えばできることであり、それもやらず、「自分は決算書が読めないから・・・」と言っているのは怠惰以外の何ものでもありません。)

このような、経理の体制が最低限の状態です。

あなたの会社がこの状態に達していないのであれば、早急にこの状態を目指してください。

今一度、自社の経理体制の見直しを。

ちなみに、現状のあなたの会社の、記帳(仕訳を記録し、試算表を作る)体制はどのようになっているでしょうか。

1.

経営者自身が記帳を行っている。

2.

社内の経理担当者が記帳を行っている。

3.

顧問の税理士が記帳を行っている。

4.

そもそも記帳を行っていず、1年に1回、顧問の税理士が決算書を作る。

どの会社も、この1~4のいずれかに当てはまることでしょう。

4は論外として、一番の理想は2の状態ですが、一方で2の状態というのは、経理業務において社員が必要であり、人件費の問題や、そもそも経理ができる人材を集められていないということから、3の状態になっている会社が多いのではないでしょうか。

最終的には2の状態を目指すとして、それまでは1か3の状態を続けるしかありません。

では、次に1と3の状態を考えてみます。

1の状態は、経営者自身が記帳を行っている、ということです。

そもそも経理・会計について分かっていない経営者であれば、経営者自身が数ヶ月、自ら記帳業務を行うことによって、経理・会計の知識を身に付けることができます。

経営者は、経理・会計の知識を持っておくことは、必須ですので、その知識を身につけるために、数カ月は経営者自ら、記帳を行うのはよいでしょう。

ただ、経営者は経理・会計の知識を持つことができたら、いつまでも自らが記帳を行っていてはいけません。

なぜなら、記帳業務は、会社の利益を生み出さない時間です。その時間を、会社の利益を生み出す時間に経営者が使っていくことによって、その会社の売上・利益は伸びることになります。

つまり、記帳業務は、いつまでも経営者自身がやっていてはならない業務なのです。

社内に経理担当者をこしらえるか、顧問税理士に依頼するなどして、記帳を行っていく体制を目指します。

次に、3の顧問税理士が記帳を行う状態、を考えてみます。

私どもにご相談に来られる企業で、このような状態の企業は多いですが、ここで問題となるのは、その顧問税理士が、どのレベルまで記帳業務を行っているか、その「質」です。

ここでもう一度、企業として経理体制がどういう状態であるべきか、を考えてみます。

  • 毎月、試算表が上がる。
  • せいぜい1ヶ月遅れまでで試算表が上がる。
  • 「現金主義」ではなく「発生主義」で試算表が作られる。
  • 在庫は毎月、「帳簿棚卸」ができる体制をつくる。

顧問税理士が記帳を行うにおいて、この4つは最低限できている状態でなければなりません。(ちなみに、試算表をより経営資料として活用するためには、これに加えて勘定科目の「補助科目」と「部門別」まで仕訳においてできている必要があります。)

それができていないのであれば、もはやその記帳は、「ただ作業をこなしているだけ」としかいえず、経営の資料として役に立つ試算表とは、とてもではないが、言えません。

その場合、顧問税理士に、上記4つの状態を満たすように、記帳を行うことを求めていくべきです。

それを顧問税理士が受け入れてくれればよいですが、拒否するような税理士であれば、変更することも考えるべきです。

以上、企業としてどういう経理体制を作っていくべきか、述べてきました。

経理体制は、経営者が経営を行うために、「整えるべき」ものです。「整えた方がよい」というレベルのものではありません。

自社の経理体制がどうなっているのか、今一度、見直してみてください。

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