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営業日報は「報告のための報告」であるという言い訳

2010年12月1日号

営業日報がない典型的言い訳

私は売上向上の仕組み作り構築のために、あらゆる業種の企業のご相談を
受けていますが、とりわけBtoB企業、つまり「企業」が得意先である
企業において、いつも次のような質問をします。
「営業マンに営業日報を書かせていますか。」

このような質問をすると、ほとんどの企業は、書かせていない、
といいます。

では、なぜ営業日報を書かせていないのか、その理由を私が問うと、決まり
きった答えは、

「日報は、報告のための報告、になってしまうから。」

という答えが返ってきます。

「報告のための報告」、つまり「仕事のための仕事」「売上を生み出さない
余計な仕事」というのが営業日報である、という理屈です。

では、なぜそのような企業の売上が低迷し、私のところにご相談にこられる
のでしょうか。

それはまさしく、営業日報を書いていない、というのが売上低迷の大きな
要因の一つだから、です。

営業日報が重要な理由

ちなみに弊社はコンサルタント会社で、営業日報にあたるものが、コンサル
ティング取組内容報告、ということになりますが、全てのコンサルタントは、
毎日書かさず書いて、それを上長に提出していますし、私もそれをチェック
しています。

なぜ弊社はそのような体制をとっているか。

それは、コンサルタントが顧問先企業に対しどういう取組を行って、どの
ような成果を顧問先企業にもたらしているか、それを会社としてチェック
することが、弊社の、会社としての顧問先企業に対する責任でありますし、
また上長と部下とが日報を通じてコミュニケーションをとっていくことに
よって、コンサルティングの質が上がっていくからです。

また、顧問先企業の声を、営業日報を通じて上長や経営陣が聞く、という
役割もあります。

さらに、弊社40名のコンサルタント、それぞれが日報を共有することに
よって、他のコンサルタントの取組の仕方を学ぶ、という役割も、日報には
あります。

以上は弊社の例ですが、BtoB企業ではどうなのか、と考えると、

・得意先企業に対し営業マンがお役に立てているかを会社として把握する
という、お客様に対しての責任。

・営業マンの質の向上(いかにお客様のニーズを聞き、それに基づいた提案
をできるようになるか)。

・トップ営業マンはどのような行動をとっているのか、どんな提案をお客様
に行っているか、学ぶ手段。

これらが、営業日報の役割です。

営業日報のもう一つの重要な役割

さらに、営業日報は、あるお客様に対して、今までどのような取引があった
か、どのような提案をしてきたか、どのような問合せがあったか、どの
ような営業を行ったか、など「時系列」に見ることができる(ただそれを
円滑にできるようにするにはシステム化することが必要)など、お客様1件
1件の過去の履歴を見て、今後そのお客様にどのような取組を行っていくか、
考えていくことができます。

こう見ていくと、営業日報、またそこからつながっていく、お客様1件1件
においての取組記録、というものは、自社の売上を向上させていくに
あたって、大変重要な役割を果たすものです。

このようなことを見ると、営業日報は、売上が上がる仕組み構築のためには、
絶対にやらなければならない、ということになります。

「報告のための報告」になってしまうから営業日報はやらない、という
のは、自社の営業マンがみな、よほど優秀な営業マン、ではないかぎり、
単なる言い訳にしかなりません。

営業日報のクセづけ

ちなみに弊社は、2年前までは日報というものがありませんでした。

そして2年前、紙の日報からスタートしました。

しかし、紙の日報なので回覧されるのは時間がかかるし、また顧問先ごとに
時系列で記録を見るのも大変ですし、と、使いにくいものでした。

そしてシステムを入れた現在、日報は大変使いやすいものになっております。

まずは紙の日報からでもかまいません。習慣づけ、クセづけ、というものが
必要です。

営業日報は、売上が上がる仕組み構築においては、その仕組みを構成する
要素として、重要なもののうちの一つです。

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