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ミス・不正の防止

2012年3月28日号

取引先との受発注、商品・製品の発送・受取、入出金などの場面で、
ミスが起こると、社内的にもロスが起きますし、取引先からの信用を
失うことがあります。

また、上記の中には、意図しない単なるミスだけでなく、意図的な不
正によりロスや信用低下を招くことあります。

つまり、企業にとって、ミスも不正も起きると、大きな損害を受ける
可能性があるのです。当然ですが、ミスや不正は起きないほうが良い
です。

では、ミスや不正を無くす(減らす)ためにはどうしたらよいのでし
ょうか?

若干の手間と時間のロスは出るものの、チェック体制を整えるのが、
一番です。たとえば、作業する人とチェックする人を分けるという
ような業務フローにするということです。

例で挙げると、経理で、請求書を会計ソフトに入力し、それを持って
振込みを行うという場合、入力する人とチェックする人を分ける、さ
らに入力する人と、振込み業務を行う人を分けるということです。

これだけでミス、不正はかなり防げます。

しかし、ここで問題なのは、中小企業の場合、人数の関係で、なかなか
作業する人とチェックする人を分けることができないという場合です。

この場合でも、一人の方は任せっぱなしというのは避けたほうが良い
です。一つ一つ細かくチェックする体制はできなくとも、最終的に上
長や社長がチェックするとか、他部署がチェックするという状態を作
るべきなのです。

これらの、ミスや不正の防止は前向きな話ではないので、大きなミス
や不正が出てくるまで先延ばしや避けられがちな課題ですが、健全に
業務をしていくためには最低限必要なことなのです。

「2012年3月28日号」執筆:平野貴之

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