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外注管理の徹底を

2012年9月12日号

私が以前、所属しておりました、プラスチック製造業のFRP成形メーカー
にて経験してきたことをお話しさせていただきます。

企業の業務のうち専門的なものについて、外部の別の企業等に委託することを
外注といいますが、皆様、外注管理をされていることと思います。

一企業での業務が多様化するなかで、外部に一部業務を委託したほうが
効率的な場合があります。総合的で複雑な内容の場合は、そうした外部企業との
連携をスムーズに行うために、業務を調整し管理することが求められます。

外注管理の要点としは、外注方針の明確化・外注先の選定・合理的な単価決定・
納期の管理・自社と同等レベルの品質確保・自主管理体制の確立・信頼関係の樹立・
長期の外注計画の提示などがあげられます。

私も経験ありますが、発注元と受注側の品質の詳細規定、納期の管理、
価格が不明確でとりあえず製作してもらうといった状態で進め、
後々 自社が再製作を行い客先に対する、信用の低下、材料、
人件費持ち出しによる不採算製品となりました。
いい加減なスタートは、間違いなく悪い結果を生みます。

外注先へ発注する仕事は、社内の仕事の一部と考えるべきです。

よって外注先の品質管理も、社内の品質管理の一部と考えることが大切です。

一般的には、社内より外注先の品質管理レベルが劣ることが多く、自ずと外注先の
品質管理指導が必要になってきます。

品質管理には当然、手間とコストがかかります。外注先の経営者が品質管理を
仕方なくやるケースと、品質管理の必要性を認識して、品質向上・コストダウンを
目指すケースとでは大きな差がつくことは明らかです。

ある外注元の品質管理指導マニュアルには、
冒頭に「品質管理の良し悪しは経営者の姿勢が第一である」として
「次行程はお客さま」という方針を打ち出しています。これによって、
外注先の経営陣に動機付けを促しています。

外注品の品質が悪い場合には、どのような問題が起きるでしょうか。
ちょっと考えてみたいと思います。

・外注元での手直し品が増加して、材料費がかさみます。
・外注品を組み合わせて完成・納品した製品にクレームが発生し、
交換費用、通信費、営業担当者の旅費・交通費など余分な経費が発生します。
・外注品の不良によって製品が返品となり、食料品などは再生不可能となって
外注元に製品コストのすべてがのしかかります。
・最悪の場合、得意先から取引停止を宣告され、大きな売上を失います。

以上のようなことが発生しないよう、外注先での品質保証体制を確立する必要があります。

品質保証は「基準」および「事実」に基づいて構築されるべきです。基準と事実が蓄積されて、
品質に関するノウハウが蓄積され、品質保証体制ができ上がってくるのです。

ここで言う「基準」とは、検査基準、作業標準書、保管基準書、作業指導書などであり、
「事実」とは、検査成績書、作業報告書、クレーム発生対応報告書などです。

外注先にもこのようなノウハウの蓄積を行ってもらい、自主的に品質保証を行えるように
支援していくことが、外注元に有利に働くことは間違いのないところです。

外注先の品質管理の指導を行っていくうえで、まず必要になってくるのが、
外注先の実態把握です。この実態把握を行うには、「外注先チェックリスト」と
いうようなものを作成・活用して、有効な調査を行います。

外注チェックリストの結果をもとに、外注先での課題を抽出し、
適切な対処を行ってください。

新たな「基準」が必要であれば作成を指導し、
その基準が守られているかの「事実」を検証できるものの作成指導を行ってください。

この繰り返しによって、外注先の自主的な品質保証体制を構築して行くことが重要です。

「2012年9月12日号」執筆:小林憲司

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