従業員による不正
私の会社に相談にくる企業で、よく耳にするのが、従業員に不正を起こされた、というケースです。不正の例は、次のとおりです。
- 経理を任せていた従業員が、インターネットバンキングなどで会社のお金を容易に引き出せることをよいことに、自分の個人口座へお金を振込んでいた。
- 経理を任せていた従業員が、取引先と共謀して融通手形を振出し、その取引先は銀行で手形を割り引いて、その資金のいくらかを自分にバックさせていた。
- 発注担当の従業員が、取引先へ高い金額で発注して、その取引先からいくらかを自分にバックさせていた。
このような不正により、経営が傾いてしまう企業は多いです。経営者がその不正に気付いた時には、損害が何百万円、何千万円、何億円となっています。
その従業員に返還を迫り、時には刑事告訴も行いますが、ただその従業員の手元には、不正で得たお金はほとんど残っておらず、企業としてはやむをえず、損失処理しなければならないことが多いです。
では、なぜこのような不正を、途中で経営者は見抜けないのでしょうか。そもそも不正がよく起こるのは、経理を任せている従業員や、発注を任せている従業員においてです。
経理を任せている従業員は、自由にインターネットバンキングを操作できるし、銀行印を預けているので窓口でも自由にお金を引き出せるし、手形を振り出すこともできます。経営者が資金の動きを見ていないのであれば、経営者に気づかれないため不正を行うことは簡単です。
また不正が起こると決算書で不自然な数字で表れてくるため、不正は分かってしまうものですが、巧妙な手口で不正を分かりにくいように決算書内の数字を操作することができます。
よくあるのは貸付金や仮払金などで、不正を隠すことです。また融通手形を振り出して相手からバックをもらう不正では支払手形が異様に多くなります。
それでも、このような不正は、決算書をしっかり読むことができる経営者であればピンと来るものですが、決算書が読めない、数字に弱い経営者であればそのような不正に気づくことはできません。経理や資金繰りは経理部長に全て任せる、というタイプの経営者の会社ほど、不正を行いやすい会社はありません。
こう考えると、経営者は必ず決算書を読めるようになること、おかしい動きも察知できるようになること、また時々、預金口座の入出金の動きを経営者自らがチェックしておくことが、不正を起こらないようにするためには重要となります。
また不正を働いて、決算書の内容が不自然となったら、取引銀行も不正に気付いてくれそうなものです。しかし銀行との普段の対応でさえも、経理を任せている従業員がやっているのであれば、その従業員は銀行員をだますことができます。
最近は銀行員でも、決算書を読むことができない人が多くなっています。経営者は、不正は銀行員が気づいてくれるだろう、と期待しない方がよいです。
また顧問の税理士事務所でも、その税理士との対応を従業員に任せているのであれば、その従業員は税理士にうまく言って、不正に気付かせないようにすることができます。
また税理士事務所でも、不正を見て見ぬふりをする人もいます。税理士事務所の職員の質もピンからキリまであり、ことを荒立てないようにしたいタイプの人であれば、その不正を経営者に通報することは期待できません。
不正が分かると、企業の経営は一気に傾きます。
例えば売上が10億円の企業が、従業員により6億円の不正が行われていて、気づいた時には預金口座の中は空っぽとなっていれば、その会社は厳しい状況に追い込まれます。いや、不正が行われている間中は、徐々にその会社をむしばんでいくものですが、不正を気づいたことによりそれが表面化するだけです。
そして不正が分かって会社が傾けば、銀行は新たな融資を出さなくなります。
一方で既存の融資の返済負担は大きいものですから、その場合はリスケジュール、つまり銀行への返済の減額・猶予を行って資金繰りをまわすようにするしかありません。では、不正を起こさせないようにするには、経営者はどうすればよいでしょうか。
不正が起こりやすいのは、まず経理や発注業務などを、従業員に任せきりにする場合です。任せきりにしないように、経営者がその業務の内容を時々チェックすることがよいでしょう。
また経営者は、銀行員や会計事務所と直接やり取りできるようにしたいですし、それができない会社は、時々は、銀行員や会計事務所の職員へあいさつをしておきたいところです。銀行に対しては、新たな決算書ができた時に決算説明として、銀行を訪問します。
決算説明の時は支店長が応対してくれることが多いですし、また融資担当の銀行員とも面識を作っておくことにより、いつでも連絡を取り合えるようにしておきたいです。同じように税理士事務所の職員とも、決算書ができる時などに会ったりして、面識を作っておきます。
銀行でも税理士事務所でも、その職員が、何かおかしいと感じた時に、すぐに通報してもらえる関係を作っておきたいです。
なお今はインターネットバンキングが普通であり、経営者が承認をしなければ振込ができない仕組みもありますから、経理部長が振込の最終承認者となるのではなく、経営者や役員が最終承認者になれば、そこでチェック機能が働くため不正は起こりにくくなります。他に、余裕がある会社であれば経理は複数担当とする、という手もあります。
とにかく、経営者や、まわりがしっかり見ているんだよ、という姿勢を示すようにします。不正が起きたら銀行に説明しなければなりません。銀行への説明としては、包み隠さずにその不正が起きた事実を話すことです。
そして新規融資が出なくなるようであれば、リスケジュール、つまり銀行へ、返済の減額や猶予を頼むことによって、支援をしてもらうことを目指します。
なお、「うちの社員に限ってそういう不正は起こらないだろう」と経営者が思い込んでいることが多くあります。普段は経営者に対し従っていても、裏で何を考えているか、何を行っているか分かりません。自分のところに限っては大丈夫だと思い込まず、経営者はしっかりチェックすることが大事です。
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