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業務フロー改善の落とし穴

2014年9月3日号


最近は、外部環境の変化が激しいので、中小企業では、業務内容が変わ
ったり、業務量が急激に変化したりするので、ある程度の期間ごとに業
務フローを改善していく必要に迫られますね。



業務フローを改善案を設計する時に、気を付けるべき点はいくつかあり
ますが、今日は、その中でも、よく陥りやすい落とし穴の一つについて
お話しします。



業務フローの改善の時に、【今、業務を行っている人を基準に考えては
いけない】ということです。例えば、「今の業務を行っている人が優秀
なので、ミスなど起きないからチェック機能はいらない」としてしまう
ことです。



これでは、もし業務をする担当者が変わったら、業務フローも変える必
要があるということになってしまいます。また、いくら優秀でも、ミス
をすることが絶対にないとは言えません。



逆に、ミスが起きることが多い人の場合、その人だけのせいにすること
が多いですが、実は業務フロー上でチェック機能が働いていないという
見方もできます。



ですので、業務フローを設計する時には、現状の担当者が誰かとか、能
力がどのくらいかなど関係なく、誰がやっても「ミスは起きるもの」と
して、それをカバーする(チェックする)機能を設ける必要があるので
す。



このように話すと、「ミスなんて起きては困るので、起きる前提で業務
フローを作ったら、ミスが起きても大丈夫と気が緩むから駄目だ」とい
う方も出てきます。



これは、「業務フローの設計」の話と、「業務フローの運営」の話が、
ごちゃまぜになってしまっています。



つまり、「業務フロー設計」の段階ではミスが起きた時でも、見逃さな
いように、「ミスは起きるもの」という前提があるのですが、「業務フ
ローの運営」の段階では、チェック機能があったとしても、「ミスは起
きないように」という担当者の自覚や上司の指導は、必要なのです。



このように業務フローを改善する場合は、しっかりと「設計段階」と
「運用段階」を明確に分けて考えて見てくださいね。

「2014年9月3日号」執筆:平野貴之

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