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情報の集め方

私 :「社長、売上が計画に対して大きく遅れていますが、原因は何ですか。」
社長:「今、資料をまとめている所だから、細かいところまで分かっていないよ。」
私 :「どんな資料を、まとめていらっしゃるのですか。」
社長:「日別・週別・担当者別・取引先別・商品別などを、昨年対比で色々とあるよ。」
私 :「そこまでの資料があったら、原因が分かりませんか。」
社長:「だから、その原因を知るために、資料をまとめる時間が必要なんだ。」

資料は申し分ないほどあるが、本当に知りたい売上低迷の原因が分からない。
それは、その資料を集めることが目的となり、本来の目的である会社の改善を
忘れているからである。
時に、いろいろな情報を手元に置いていることに安心感を持ってしまい、
そこで改善行動がストップしてしまうこともある。

また、情報をしっかりとまとめたとしても、その情報が何ヵ月前のものであれば、
改善のスピードは遅くなり、せっかくの資料も意味をなさない。

情報の扱い方には順序がある。その順序とは、
①情報収集
②情報管理
③情報分析
④情報活用
⑤情報共有である。

この度の場合は、①に問題がある。
情報を収集することは必要だが、それがバラバラに集計されていたり、
本来不必要な情報データまで集めてしまったり、その結果その資料の整理で
時間がかかってしまう。

本当に欲しい情報は何なのか、という情報の特定をすることが第一である。
そして、その情報をどこから集めてくるのか、
情報の経路を決めることが第二である。

例えば、営業マンの日報のみからの情報源であれば、真実でないことがある。
つまり、その情報は本当に正しいのかという、情報の検証が第三に必要となる。

このように情報は集めれば良いというものではなく、その集めた情報を
どのようにして使うかが重要なのである。

この状態を改善するには、情報を集めたり、入力したりしている方の意識を
変えていただくことが大切である。

具体的には、この情報を何のために必要なのかを理解していることであり、
上司から入力しろと言われたから入力しているでは駄目である。

今の時代このような入力作業のみの社員は、不要である。
そして、上司も何の為に必要な資料なのかを伝える必要がある。

このようにお互いに必要性を感じれば、作成された資料の内容も納期も
変わるはずである。

情報コレクターにならず、しっかりとその情報を活かし、
会社の改善に向かっていただきたい。

執筆:野上智之

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