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会議の目的

会議において、社員が色々と会社のことを検討することは素晴らしいことです。
いくら社長ひとりが頭をフル回転したとしても、一人では限界がきます。
これからの経営は、社長を中心に、全員参加型でなければ戦えません。
だからこそ、会議の意義が改めて問われています。

私 :「社長、先程の会議ですが、活発な意見交換でしたね。」
社長:「そうだな。最近、やっと発言が増えてきた。」
私 :「ただ結論がでなかったのは、残念です。」
社長:「まあ、色々な意見がでたから、仕方がないだろう。」
私 :「この会議を受けて、次回の会議は議題を絞りませんか。」
社長:「そうしよう。」

業績を検討する会議の場で、業績資料を使用することは当然であるが、その
資料をどのように活用するかは会社によって異なる。

例えば、担当者が業績資料を上から下まで読みあげて終わる会議もあれば、
一つ一つの事象を検証するため、業績資料を中心に様々な補完資料を担当者が
持ち寄る会議もある。

また、その検討された内容から、次の行動計画まで決定する会議もある。
このように会議の形態は様々であり、会議の主旨により選択される。

ここで、会議を運営する上で重要事項を2つ挙げるとすれば、
1つ目は、参加者が何の会議なのか、理解して参加していること。
2つ目は、参加者のほぼ全員が会議で発言していることである。

もし、これができていない会議なら、事前準備が不足していると言える。
会議の主催者は、会議の前に何の目的で会議をするのかを明確に伝え、
また、その会議の主旨にそって誰に参加してもらうのかを検討し、決定しなけ
ればならない。

そして、活発な意見交換が行われる会議は良いのだが、その場において、なか
なか結論が出せない場面がある。

それは、自分の意見が他人の意見よりも大きく優先し、自分の意見を押し付け
ようとする時に起こる。

また、余りにも偏った意見を言っている場合は、自己保身が主になっている。
自分は悪くない、○○さんが悪いということである。

そのような状況の時に役立つのが、会議の目的である。売上を上げるという
議題であれば、いくら自分が精一杯日々活動をしていても、売上が上がって
いない事実があるならば素直に反省し、売上が上がらない言い訳を永遠と
するのではなく、どうやったら売上が上がるのかを発言すべきである。

また、数字から読み取れる客観的な事実により、経営判断をすべきである。
有効な会議によって改善を推し進めるためにも、会議の運営上の2項目を
実践していただき、全社一丸となって前向きに取り組んでいただきたい。

執筆:野上智之

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