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業務改善のポイントとは?

「業務改善に取り組みたいが何から始めればよいか?」と言う質問をいただくことがあります。

「業務改善」と言う言葉は、かなり一般的に使われていますが「では、業務改善とは?」と言われると、明確な定義を答えるのは難しいはず。

 

それは、業務改善と言っても、それぞれの企業によって考える範囲や意味が違うからです。

 

会社全体の業務改善(組織変革や企業風土変革までを含めて)を指す場合もあれば、特定の業務について改善を指したり、単にシステムの導入などによって、効率が向上することも業務改善を指したりします。

 

どの業務改善にしても、①まずは業務改善をする目的を明確にします。その業務改善において、「業務を効率化するのか」、「経費や原価削減するのか」、「売上を上げるのか」などです。

 

そして、一番のポイントが②「現状把握=本質の問題・課題は何か?」です。

 

業務改善と言うと、改善に主眼が置かれがちですが、「そもそもの問題・課題が何か?」が分かっていないと、改善のしようもないのです。

 

例えば、「何となく販売に関する業務の流れが悪いから、販売管理システムを導入しよう」としても、本質の問題点が「業務フローが整っていないこと」であれば、いくらシステムを入れても業務改善はされません。

 

この場合、まずは現状の業務フローを見える化(可視化)して現状を把握し、それに対して、改善案を考えて行く必要があります。こうすれば、改善案が「単に業務フローの改善だけで十分」の場合もあれば、「違う販売管理システムの方がよい」場合なども、明確にすることができるのです。

 

まとめますと、業務改善を進めるに当たっては、①「目的を明確」にして、
②「現状把握(=見える化=可視化)」をして「本質の問題・課題を発見」し、
③それに対して改善策を検討していくことになるのです。

 

なお、現状では「業務改善助成金」もありますので、それらを活用することも有効な手段ではあります。

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