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ホウレンソウ

上司:「○○君、この案件の進捗はどうなっている?」
部下:「その件につきましては、えー。」
上司:「まだ、進んでないのか。君は一体何をしているのか。」
部下:「そう言われましても、先方の担当者が・・・。」
上司:「何を言っている。早く処理をしろ。」
部下:「すみません。」

ホウレンソウとは、報告・連絡・相談のことであり、上司と部下の上記のような
やりとりは、どこにでもある。

しかし、この返答のように自分は悪くないという気持で報告が始まると、
解決できる案件も解決が遅れる可能性が高い。

また、上司からの指示や命令に対して万一、部下にミスがあっても、
それは指示を出した上司も責任を負うことになり、
「知らない」ではすまされない。
だからこそ、何度もお互いに確認する必要がある。

ホウレンソウの目的は何か。
それは、進行状況の確認、意思の疎通、ミスの予防などを通じて、
お互いに安心感を得ることではないだろうか。
しかし現実は、報告するのは面倒だとか、相談することが頼りない社員だと
思われると思い、実行されないこともある。これでは、安心感は得られず、
目的は達成されない。よって時に、上司が相談しやすい環境をつくることも
重要となる。

そして、一番大切なことは、失敗した時、失敗から学んでいるか、
それとも失敗を否定しているかである。
つまり、自分の失敗という弱点を正面から認め、隠そうとしないことである。
ここで保身があると、正直に話さないことになり、気持ちと言葉が真逆になる。
この学ぶ気持ちは、同じ間違いを繰り返してしないことに役立つし、
ホウレンソウを受ける立場からも状況を把握しやすくなる。

ここで、ホウレンソウのやり方で気を付けて欲しいことがある。
それは、「どんなことがあったかという事実」と
「その時に何を感じたのかという感情」を分けて、相手に伝えることである。

そうすれば、気持ちと言葉が真逆になることは少ない。
例えば、時系列に出来事だけを淡々と報告する。
ここでは、感情はなく事実のみを伝える。そして、その次に自分の感情や意見を
伝えるのである。

自分の失敗は、自分で解決する。
そこに、客観性がなく解決に向かわないのでは全く意味がない。
また、失敗し誰かに迷惑をかけたなら、
一番にその相手に心から謝ることである。
そうすれば、共に解決に向かっていけるはずである。

 

「2011年10月3日」執筆:野上智之

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