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会議を会議として活かす対応策

どこの会社も月に何回か、会議を開催されていると思いますが、会議をする目的は一体何でしょうか。意思決定・情報交換・情報伝達・問題解決などの目的が挙げられるでしょう。しかし、その目的の前に様々な障害があり、会議が進行しないのが中小企業の現実です。

会議が会議でない

私 :「社長、今日の会議は、ほとんど社長ひとりが話されていましたね。」

 

社長:「なるべく皆の意見を聞くようにと思うが、発言がないから・・・。」

 

私 :「それでは、皆さんに意見を求めたらいかがですか。」

 

社長:「名出しで指名をしても、言葉少なく、また文句しか出てこない。」

 

私 :「それでも、そこから始めるしかないでしょ。」

 

社長:「そうだな。こちらがもっと工夫しなければならないな。」

 

中小企業の多くは、会議が会議になっておらず、殆ど社長かそれに次ぐ幹部の人が話をして時間が経つ会議が多いです。

 

それは何故でしょうか。

 

その多くは上記のように、社員が発言しないという理由を言われます。それでは社長が、社員が発言いやすい環境づくりや答えやすい質問の工夫をしているでしょうか。実際、それは行われていません。

 

だから、人前で話すことが苦手な社員や、若い社員は上司に気を使い、発言を慎んでいます。その結果、話すことが得意ないつもと同じ人が、発言をしている状態になります。ここで社長が間違ってはいけないことは、「発言しないから意見がないのではない」ということです。

 

これを改善するための方法として、会議開催の数日前に会議資料を配り、それに対しての意見を紙に書くことを義務づけます。

 

人は何かを書くようにと言われると、例え1行でも文書は書くものです。会議当日に突然意見を求められても、自分の意見がまとまらないので発言ができない人もいますので、そういう人には、考える時間を事前に与えることは有効です。

 

また、その書式はフリーで書いてもらう方法と、あらかじめこちらが聞きたい項目を記載しておく方法がありますが、それは各々の社員の状態にあわせて使用して頂きたいと思います。

 

次に、意見を言ってもらうことはありがたいのですが、その発言が文句ばかりで、会議に参加した全員の志気を下げる社員もいます。できれば逆に、この人は会議で発言しないで欲しいと思うことも無理はありません。そういう時は、

 

「会社の問題点は十分に分かったので、

 それをあなたならどうやって改善しますか。

 改善方法を是非とも教えて欲しい」

 

と聞きます。そこで、きちんと回答があればよいが、そうではなく「それは社長が考えるべきでしょう」と答えた場合、その人の言葉からは、会社に有用なことは何も生まれないことがはっきりします。

 

そこですかさず

 

「社長ひとりで考えるべき事柄なら、皆に集まってもらう必要はない。

 集まってもらう以上、前向きな意見を持って会議に参加して

 もらわないと困る。君は次回から会議に参加しなくてよい。」

 

と断言するのです。何事も社長の強い意志と発言により、社員の考えや言葉は変わるものです。時にはきっぱりと言い切ることも非常に重要であり、会議が会議として活きてきます。

この記事の著者

  • 野上 智之

    公立大学法人北九州市立大学卒業、大手システム会社を経て、教育研修会社での新規部門立上げや西日本責任者としての実践により、収支損益の黒字化と人財育成がなければ、企業は元気にならないという強い信念のもと中小企業に特化した経営コンサルタントに転身。現在も10社を担当し各地でセミナーや研修を実施したり、地域金融機関との連携を実施。行政書士試験合格、宅地建物取引士、動産評価アドバイザー(TAA)、中小企業庁ミラサポ専門派遣登録専門家、プッシュ型事業承継支援高度化事業登録専門家(中小企業庁)、再生支援ネットワーク会議メンバー(広島)

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